সোমবার (২২ সেপ্টেম্বর) রাত আটটার দিকে কলারোয়া পাবলিক ইনস্টিটিউট এর হল রুমে এর সভা অনুষ্ঠিত হয়। পাবলিক ইনস্টিটিউটের সভাপতি অ্যাডভোকেট মিজানুর রহমানের সভাপতিত্বে প্রস্তুতি সভায় উপস্থিত ছিলেন পাবলিক ইনস্টিটিউটের সহ-সভাপতি খান মোহাম্মদ মহিতুল ইসলাম শাকিক,সাধারণ সম্পাদক আখলাকুর রহমান শেলী।

যুগ্ম সাধারন সম্পাদক আরিফুজ্জামান কাকন, ক্রীড়া সম্পাদক তাহের মোল্লা, প্রচার সম্পাদক মমতাজুল ইসলাম চন্দন, সাংস্কৃতিক সম্পাদক জিএম সালাউদ্দিন, কার্যনির্বাহী সদস্য কলারোয়া সরকারি জি কে এম কে পাইলট মাধ্যমিক বিদ্যালয়ের ভারপ্রাপ্ত প্রধান শিক্ষক শেখ তামিম আজাদ মেরিন,সহকারী অধ্যাপক রফিকুল ইসলাম, শেখ বদিউজ্জামান।

এছাড়া উপস্থিত ছিলেন রেজাউল করিম লাভলু, রমজান আহমেদ, শেখ জুলফিকারুজ্জামান জিল্লু, কেএম আনিছুর রহমান,শেখ শাহজাহান আলী শাহীন, মাসুদ পারভেজ মিলন, মিয়া ফারুক হোসেন স্বপন, মাসুদুল ইসলাম, আবু সাঈদ, সুভাষ, হাসনাইন মিলন প্রমূখ।

সভায় উক্ত টুর্নামেন্ট উপলক্ষ্যে চারটি কমিটি করা হয়। কমিটিগুলো হল-টুর্নামেন্ট কমিটি, মাঠ পরিচালনা কমিটি, অভ্যর্থনা কমিটি ও মিডিয়া কমিটি।